ZEITERFASSUNG IM SOZIALBEREICH
Du begleitest Menschen. Dein Träger organisiert Einsätze und bereitet die Abrechnung vor. Eine gute Stundenerfassung verbindet beides – ohne dass du dieselben Angaben immer wieder übertragen musst.
Eine Tabelle kann Stunden gut zusammenrechnen. Aufwendig wird es, wenn zwischen dem Einsatz und der fertigen Auswertung viele einzelne Arbeitsschritte liegen.
Nach einem Einsatz geht es zum nächsten Termin. Beginn, Ende und Pause landen auf einem Zettel oder bleiben im Kopf. Abends öffnest du die Excel-Liste – und versuchst, den Tag wieder zusammenzusetzen. Je länger du wartest, desto mehr musst du nachschlagen.
Die Liste ist fertig, aber der Weg noch nicht: ausdrucken, unterschreiben, einscannen und an die richtige Stelle schicken. Bei einer Korrektur beginnt ein Teil davon erneut. Im Postfach liegen dann mehrere Fassungen desselben Stundennachweises.
Beim Träger kommen die Nachweise aus unterschiedlichen Einsätzen zusammen. Fehlt eine Angabe oder stimmt eine Summe nicht, folgen Rückfragen. Stunden müssen den richtigen Personen und Zeiträumen zugeordnet und für die weitere Abrechnung aufbereitet werden.
Mobile Zeiterfassung im Sozialbereich setzt dort an, wo die Angaben entstehen. Mit stooze hältst du deine Zeiten in der App fest und bereitest daraus deine Monatsberichte vor. Im Büro unterstützt stooze Web die Teamverwaltung.
Du wählst dein Schnellerfassungsprofil für die betreute Person und erfasst Beginn, Ende und Pause. Für abweichende Einsätze passt du die Zeiten an. So bleiben die Angaben der richtigen Person und dem richtigen Team zugeordnet. Zum Speichern brauchst du eine Verbindung.
So funktioniert die TageserfassungDu kontrollierst deine erfassten Tage und erstellst für die betreute Person einen Monatsbericht. Nach deiner Prüfung unterschreibst du die Ausgabe digital und speicherst sie als PDF.
Monatsbericht und Unterschrift kennenlernenDie gespeicherte PDF lässt sich drucken oder teilen. Über den E-Mail-Versand gibst du die unterschriebene Ausgabe weiter und schließt den Bericht ab.
Abgabe und Versand im HandbuchAls Team-Admin verwaltest du in stooze Web Mitglieder und Betreuungszuordnungen und siehst abgeschlossene Monatsberichte ein. So steht für die weitere Bearbeitung eine digitale Grundlage bereit. Welche Export- und Vorlagenfunktionen du nutzen kannst, hängt vom Tarif ab.
Teamverwaltung in stooze Web ansehen
Beim Träger laufen die Stunden aus vielen Einsätzen zusammen. Mit stooze erfasst du sie digital und erstellst daraus Stundennachweise. Abgeschlossene Monatsberichte stehen deinem Team-Admin in stooze Web für die weitere Bearbeitung zur Verfügung.
Dein Büro nutzt diese Nachweise als Grundlage für die Abrechnung mit dem Leistungsträger. Welche Stunden abrechenbar sind und welche Belege beispielsweise die zuständige Behörde benötigt, richtet sich nach euren Vereinbarungen.
Teamverwaltung im Handbuch ansehenWenn dein Ablauf aus personenbezogener Zeiterfassung und Monatsnachweisen besteht, lohnt sich ein genauer Blick. stooze ist aus der Schulbegleitung entstanden. Prüfe für deinen Bereich der Jugendhilfe oder Betreuung, ob Zuordnungen, Berichte und benötigte Angaben zu euren Abläufen passen.
Das hängt davon ab, welche Form dein Träger und die Empfänger verlangen. Digital erfassen und PDF-Berichte erstellen kannst du unabhängig davon. Wird ein Papiernachweis benötigt, bleibt Drucken Teil des Ablaufs. Kläre die Anforderungen vor der Umstellung.
Auf einfache Erfassung im Einsatz, eindeutige Zuordnung, nachvollziehbare Monatsberichte und passende Zugriffsrechte. Lege außerdem fest, wer Angaben prüft, wann Nachweise abgegeben werden und wie Korrekturen bearbeitet werden.
Sieh dir die Funktionen an oder beschreibe uns, wie ihr heute Zeiten erfasst und Nachweise weitergebt. Gemeinsam lässt sich klären, wo stooze euch unterstützen kann.